PENGERTIAN,JENIS,MANFAAT DAN TUJUAN SERTA PROSEDUR RAPAT TELECONFERENCE

A.      PENGERTIAN RAPAT

Rapat adalah pertemuan atau kumpulan sekelompok orang yang bersifat formal dengan melibatkan empat orang atau lebih dengan tujuan untuk berkomunikasil, perencanaan, penetapankebijakan, pengambilan keputusan, dan pemberian motivasi.

B.      JENIS-JENIS RAPAT

1.      Berdasarkan Tujuan

a.      Rapat penjelasan: untuk memberikan penjelasan kepada para peserta rapat dari pimpinan.

b.      Rapat pemecahan masalah: untuk menemukan pemecahan tentang suatu yang sedang dihadapi.

c.       Rapat perundingan: untuk menghindari timbulnya suatu perselisihan, mencari jalan tengah agar tidak merugikan kedua belah pihak.

2.      Berdasarkan Sifat

a.      Rapat resmi: rapat yang dilaksanakan dengan suatu perencanaan terlebih dahulu, sesuai dengan aturan yang berlaku.

b.      Rapat tidak resmi: rapat yang dilaksanakan tanpa suatu perencanaan yang bersifat resmi.

c.       Rapat terbuka: rapat yang dapat dihadiri oleh seluruh anggota organisasi dan materi yang dibahas merupakan masalah-masalah yang tidak bersifat rahasia.

d.      Rapat tertutup: rapat yang hanya dihadiri oleh peserta rapat tertentu saja dan masalah yang dibahas merupakan masalah yang bersifat rahasia.

3.      Berdasarkan jangka waktunya

a.      Rapat mingguan: rapat yang diadakan seminggu sekali dan biasanya membahas masalah-masalah yang bersifat rutin.

b.      Rapat bulanan: rapat yang diadakan setiap bulan sekali dan membahas masalah yang terjadi selama sebulan yang lalu.

c.       Rapat semester: rapat yang diadakan setiap enam bulan sekali yang membahas masalah yang terjadi selama enam bulan yang lalu dan program-program selanjutnya untuk enam bulan ke depan.

d.      Rapat tahunan: rapat yang diadakan setahun sekali.

4.      Berdasarkan Frekuensi

a.      Rapat rutin: rapat yang sudah ditentukan waktunya (mingguan, bulanan, tahunan.)

b.      Rapat insidentil: rapat yang tanpa direncanakan terlebih dahulu dan tidak terjadwal.

5.      Berdasarkan Nama

a.      Rapat kerja: untuk membahas hal-hal yang berhubungan dengan pelaksanaan tugas suatu instansi.

b.      Rapat dinas: membicarakan masalah kedinasan atau kerjaan.

c.       Musyawarah kerja: kata lain dari rapat kerja.

6.      Berdasarkan urgensinya

a.      Rapat biasa: untuk membahas masalah-masalah yang sudah dianggap biasa.

b.      Rapat penting: untuk membahas masalah-masalah yang dianggap penting karena akan menghasilkan keputusan yang membawa dampak penting bagi anggota organisasi/perusahaan itu sendiri.

7.      Berdasarkan pesertanya

a.      Rapat vertikal

b.      Rapat horizontal

C.      MANFAAT DAN TUJUAN RAPAT

·         MANFAAT

1.       Menyebarkan informasi

2.       Mendapatkan feedback yang diharapkan

3.       Melahirkan gagasan-gagasan baru yang inovatif dan kreatif

4.       Memberi solusi dari permasalahan yang ada

5.       Membangun kesepakatan terhadap suatu keputusan dan alur tindakan

·         TUJUAN

1.      Untuk memecahkan atau mencari jalan keluar suatu permasalahan.

2.      Untuk menyampaikan informasi, perintah, pernyataan.

3.      Sebagai alat koordinasi antarintern atau antarekstern.

4.      Agar peserta rapat dapat ikut berpartisipasi pada masalah-masalah yang sedang terjadi.

5.      Mempersiapkan suatu acara atau kegiatan.

6.      Menampung semua permasalahan dari arus bawah (para peserta rapat), dll.

D.      PROSEDUR RAPAT TELECONFERENCE

1.       Menentukan masalah dan tujuan rapat

2.       Mempersiapkan perlengkapan rapat

3.       Menyediakan tempat rapat

4.       Membuat daftar hadir rapat

5.       Mempersiapkan peserta rapat

6.       Mempersiapkan bahan rapat

7.       Mencatat hasil rapat

8.       Pendistribusian hasil rapat

9.       Melakukan kegiatan tindak lanjut hasil rapat

laporan kegiatan kerja bakti singkat jelas

LAPORAN KEGIATAN KERJA BAKTI DESA GUNUNGAN

KECAMATAN  BAMBANGLIPURO

KELURAHAN SUMBERMULO

LAPORAN KEGIATAN KERJA BAKTI

    A.    LATAR BELAKANG

Desa Gunungan yang penduduknya begitu banyak sehingga tak heran jika  lingkungan yang kumuh dan kurangnya sarana dan prasarana lingkungan dan masih memerlukan pembangunan infrastruktur yang memadai, terlebih lagi kesadaran masyarakat untuk menjaga lingkungan khususnya membuang sampah, sehinggah contoh dan pemahaman terhadap masyarakat khususnya .

Kondisi ini pula di perparah dengan banyaknya pabrik tahu yang membuat lingkungan menjadi tidak sehat.Faktor lain adalah tingkat pendidikan masyarakat dibawah rata-rata sehingga pola fikir mereka sangat kurang. Untuknya itu perlu  selalu mengadakan pendekatan dan kegiatan-kegiatan yang sifatnya mengajak warga selalu menjaga lingkungan khususnya masalah kebersihan dan keindahan.

   B.    BENTUK KEGIATAN

1.       Kerja Bakti Bersih-Bersih Lingkungan

2.       Bersih-bersih sekitar rumah, desa dan sekitar pabrik tahu

3.       Pendekatan dan Kunjungan ke Rumah-Rumah

   C.     MAKSUD DAN TUJUAN

a.       Maksud dari kegiatan ini adalah memberikan contoh dan mengajak warga desa untuk turut    serta menjaga kebersihan lingkungan dan cara bersih-bersih lingkungan disekitar rumah masing-masing.

b.      Tujuan dari kegiatan ini adalah memberikan pemahaman  warga tentang kebersihan lingkungan sangat penting bagi kesehatan

    D.    WAKTU DAN TEMPAT

a.       Waktu                   : Hari Minggu

b.      Tanggal                 : 29 April 2018

c.       Tempat                :  1. Sekitar rumah masing-masing

                                2. Sekitar desa dan makam

                                3. Sekitar pabrik tahu

d.      Jumlah warga yang ikut Kerja Bakti : Semua warga desa gunungan terutama disekitar makam dan pabrik tahu

        

    E.     ANGGARAN :

Makan Minum Kegiatan ini biasanya memgambil kas desa dan sekitar 1 bulan sekali per-KTP biasanya membayar sekitar 4.000

    F.     PENUTUP

Sehubungan hal tersebut diatas dengan terlaksananya kegiatan ini dapat memberikan manfaat buat warga masyarakat desa Gunungan dan dapat menciptakan kondisi lingkungan yang bersih, sehat dan aman serta dapat merubah pola fikir masyarakat sadar dan punya kepedulian masalah kebersihan

materi laporan Pengertian, Tujuan, Manfaat, jenis,Ciri,struktur dari Laporan

Pengertian, Tujuan, Manfaat, jenis,Ciri,struktur dari Laporan

Pengertian laporan adalah bentuk penyajian fakta tentang suatu keadaan atau suatu kegiatan, pada dasarnya fakta yang disajikan itu berkenaan dengan tanggung jawab yang ditugaskan kepada si pelapor. Fakta yang disajikan merupakan bahan atau keterangan untuk informasi yang dibutuhkan, berdasarkan keadaan objektif yang dialami sendiri oleh si pelapor (dilihat, didengar, atau dirasakan sendiri) ketika si pelapor telah melakukan suatu kegiatan atau pekerjaan.

Tujuan Laporan

·         Mengenalpasti masalah

·         Memberikan maklumat dan fakta

·         Mencadangkan penyelesaian

·         Mencadangkan tindakan yang perlu dilakukan

·         Membuat kesimpulan

·         Menilai sesuatu penyelidikan atau aktiviti

·         Membuat rekod sesuatu peristiwa

·         Menganalisi aktiviti perniagaan

·         Mensintesis sesuatu pelan tindakan

·         Menghuraikan sesuatu peristiwa, prosedur, tindakan dll.

Laporan boleh berbentuk pendek atau panjang dalam format informal atau formal

Manfaat Laporan

Laporan kegiatan merupakan alat yang penting untuk :

1.      Dasar penentuan kebijakan dan pengarahan pimpinan.

2.      Bahan penyusunan rencana kegiatan berikutnya.

3.      Mengetahui perkembangan dan proses peningkatan kegiatan.

4.      Data sejarah perkembangan satuan yang bersangkutan dan lain-lain.

Jenis – jenis Laporan

1.      Laporan Ilmiah.

Laporan Ilmiah adalah laporan yang disusun melalui tahapan berdasarkan teori tertentu dan menggunakan metode ilmiah yang sudah disepakati oleh para ilmuwan (E.Zaenal Arifin,1993). Dan menurut Nafron Hasjim & Amran Tasai (1992) Karangan ilmiah adalah tulisan yang mengandung kebenaran secara obyektif karena didukung oleh data yang benar dan disajikan dengan penalaran serta analisis yang berdasarkan metode ilmiah.

2.      Laporan Teknis.

Laporan tentang hal teknis penyelenggaraan kegiatan suatu badan atau instansi.Laporan teknis mengandung data obyektif tentang sesuatu.data obyektif dalam laporan teknis itu juga mengandung sifat ilmiah,tetapi segi kepraktisannya lebih menonjol.sehingga yang dimaksud dengan laporan teknis adalah suatu pemberitahuan tentang tanggung jawab yang dipercayakan,dari si pelapor (perseorangan,tim,badan,atau instansi) kepada si penerima laporan tentang teknis penyelenggaraan suatu kegiatan (E.Zaenal Arifin,1993).Dan menurut Muljanto Sumardi (1982) Dalam laporan teknik manusia menggunakan bahasa tulis untuk mengkomunikasikan gagasan,paham,serta hasil pemikiran dan penelitian.

 Jenis-jenis Laporan menurut waktu

a. Laporan berdasarkan waktu

1. Laporan berkala adalah laporan yang dibuat secara periodik atau rutin dalam jangka waktu tertentu (laporan harian, mingguan, bulanan, atau tahunan). Contoh : laporan kehadiran karyawan setiap bulan.
2. Laporan insidental adalah laporan yang dibuat apabila diperlukan

b. Laporan berdasarkan bentuk

1. Laporan berbentuk surat adalah laporan yang dibuat secara tertulis dalam bentuk surat, isinya antara satu sampai empat halaman. Contoh: laporan jumlah siswa yang keluar dari suatu sekolah
2. Laporan berbentuk naskah adalah laporan disampaikan dalam bentuk naskah, baik naskah pendek maupun panjang. Contoh: laporan kegiatan kepanitiaan atau notulen rapat.
3. Laporan berbentuk memo adalah laporan yang ditulis menggunakan memo. Umumnya isi laporan pendek, untuk keperluan intern dan dilakukan antar pejabat/pimpinan.

c. Laporan berdasarkan penyampaian

1. Laporan lisan adalah laporan yang disampaikan secara langsung
2. Laporan tertulis adalah contoh: surat, naskah dan memo
3. Laporan visual adalah laporan yang disampaikan melalui penglihatan. Contoh: disampaikan melalui media presentasi (power point)

d. Laporan berdasarkan sifat

1. Laporan biasa adalah laporan yang isinya bersifat biasa dan tidak rahasia, sehingga jika laporan terbaca orang lain tidak menimbulkan dampak negatif
2. Laporan penting adalah laporan yang isinya bersifat penting dan rahasia, sehingga hanya orang tertentu saja yang boleh mengetahuinya.

e. Laporan berdasarkan isinya

1. Laporan informatif adalah laporan yang isinya hanya berisi informasi saja
2. Laporan rekomendasi adalah laporan yang isinya bersifat penilaian sekilas tanpa adanya pembahasan lebih lanjut
3. Laporan analisa adalah laporan yang isinya berupa hasil analisa secara mendalam
4. Laporan kelayakan adalah laporan yang isinya berisi tentang hasil penentuan kelayakan atau pemilihan mana yang terbaik
5. Laporan pertanggungjawaban adalah laporan yang berisi pertanggungjawaban tugas seseorang atau kelompok kepada atasan yang memberi tugas tersebut.

F. Langkah-langkah membuat laporan

1. Menentukan masalah yang akan dilaporkan
2. Mengumpulkan bahan, data dan fakta
3. Mengklasifikasi data
4. Mengevaluasi dan mengolah data
5. Membuat kerangka laporan

Struktur / Kerangka Laporan

A Pendahuluan

1. Maksud dan tujuan penulisan laporan
2. Masalah pokok yang dilaporkan
3. Sistematika laporan

B Batang tubuh

1. Data dan fakta pelaksanaan kegiatan
2. Kesesuaian pelaksanaan dengan perencanaan
3. Masalah yang terjadi
4. Pembahasan masalah

C Penutup

1. Kesimpulan, dan
2. Saran